Commandes fournisseurs
Les utilisateurs peuvent passer commande auprès de plusieurs fournisseurs au travers d’un portail de commande en ligne unique.
Le système permet de paramétrer des listes d’achat autorisées afin que votre équipe puisse commander plus facilement des produits pré-approuvés. Le système dispose d’une gestion d’alerte qui vous permet de mieux planifier les livraisons.
Enregistrement des bons de livraisons
Le module de livraison permet d’enregistrer en un clic depuis la commande la livraison du fournisseur.
Des commentaires peuvent être insérés sue les bons de livraisons afin de suivre la performance des fournisseurs. Les livraisons partielles et substitutions de produits peuvent être facilement gérées depuis une tablette ou un téléphone lors de la réception des marchandises,en permettant ainsi un meilleur suivi de la facturation et en évitant une double saisie.
Gestion de la facturation
C’est le cœur du processus P2P. Les factures des fournisseurs sont automatiquement intégrées au système dès leur réception digitale chez Pi.
Chaque ligne de facture est réconciliée automatiquement avec le prix négocié et les quantités réceptionnées. Si ces deux contrôles sont corrects, la facture passe le contrôle. Si un des deux contrôles met en avant une anomalie, la facture est mise à l’écart pour réconciliation manuelle. Les demandes d’avoirs peuvent être générées directement dans le système et tracés jusqu’à réception des avoirs. Les factures non conformes sont mises en attente par le système jusqu’à réception de l’avoir correspondant ou de l’approbation manuelle par la comptabilité.
Encodage comptable des dépenses
Le système est entièrement paramétrable pour vous permettre classifier vos dépenses automatiquement selon votre plan comptable et ainsi éviter une saisie inutile.
Dès réception d’une facture, les codes comptables et centre de coûts sont attribués automatiquement à chaque ligne de facturation. Un décompte des dépenses est alors immédiatement visible. De plus, des informations complémentaires peuvent être renseignées dans l’export comptable, réduisant ainsi considérablement le risque d’erreur humaine et le temps nécessaire à la saisie.
Reporting
De nombreux graphiques et tableaux personnalisables vous permettent d’analyser avec une très fine granulométrie vos données en temps réel.
Le système vous permet d’analyser les dépenses globales et de les décomposer également par site, par fournisseur, par catégorie de produits et même par produit. Les rapports sont exportables sous différents formats informatiques pour vous permettre de pousser l’analyse encore plus loin si nécessaire.
Modules additionnels
Plusieurs modules intégrés à la solution Pi couvrent également :
- La gestion des menus, des données nutritionnelles et des allergènes
- La gestion des stocks et des pertes
- La planification de la production
- La gestion du budget
- La commande des patients/clients.
Ces modules additionnels sont actuellement disponibles au Royaume-Uni.
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